Diese Seite bietet Ihnen einen unabhängigen Einblick in die Buchhaltungsmöglichkeiten für Vereine. Für die Excel-Buchhaltung bzw. die tabellenkalkulationsbasierte Buchhaltung werden Hinweise und Erfahrungen, sowie ein Excel-Template-Tool, eine Excel-Vorlage angeboten. Die Besonderheit des ebenfalls vorgestellten einfachen und Zeit-effektiven Excel-Buchhaltungskonzepts liegt in der Nutzung und Weiterverarbeitung der im Online-Banking bereitgestellten digital exportieren Kontoauszüge (xls- oder csv-Format).
Übersicht der Buchhaltungsmöglichkeiten für Vereine
- Die Excel-Buchhaltung oder allgemeiner: die Buchhaltung mit Hilfe von Tabellenkalkulation-Programmen wie z.B. MS-Excel, OpenOffice oder LibreOffice.
- Software Lösungen zur Finanzverwaltung oder Vereinsbuchhaltung wie Star-Money, Easy Cash u.a.
- Datenbankbasierte Vereinsprogramme mit teilweise sehr gutem Preis-Leistungsverhältnis. Diese bieten neben der Buchhaltung oft zahlreiche Funktionen wie z.B. die Verwaltung von Mitgliedern, Personen, Spenden und Beiträgen, sie unterstützen die Erstellung von Zuwendungsbestätigungen, die Kosten-Kalkulation, Angebots- und Rechnungserstellung und die Erstellung von Logistik-Papieren, sie kontrollieren den Warenbestand und den Eingang von Forderungen.
- Buchhaltungsportale oder Online Programme wie z.B. freefibu.de oder OnlineBuchhaltung. Insbesondere wenn die Jahresabschlüsse durch diese Steuerberatungsunternehmen gemacht werden sollen, ist dies zweifellos eine sehr attraktive Lösung. Die erforderlichen Buchhaltungsdaten werden online und direkt in das verwendete System des Steuerberatungsunternehmen eingegeben. Nachteilig ist die mühsame zeilenweise Eingabe der Buchungen, die erforderliche Internetverbindung während des Buchens und dass die Daten auf den Servern des Anbieters liegen, nur online aufgerufen werden können.
- Modulare umfassende Softwarelösungen von Herstellern wie Sage, MS-Navision, SAP oder Buchhaltungssoftwareprodukte wie DATEV sind in dieser Betrachtung nicht weiter berücksichtigt. Diese werden erfolgreich mit wachsendem Unternehmensumsatz bei mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen eingesetzt.
Vorteile der Excel-Buchhaltung sind,
- der schnelle Überblick durch eine zentrale Liste mit guter Übersichtlichkeit und die schnelle Suchmöglichkeit in den gesamten Tabelleninhalten
- die einfache Nutzung der im Online-Banking bereitgestellten Kontoauszüge und der Kontoumsätze in digitaler Form (per copy und paste). Damit können die wichtigsten Informationen zu einer Kontobewegung direkt in die Buchhaltung übernommen werden, Übertragungsfehler oder Tippfehler werden vermieden. Der Abgleich mit dem Giro-Kontostand der Bank dient zur schnellen Kontrolle. Werden in den durchgeführten Bank-Überweisungen aussagekräftige Verwendungszwecke eingetragen, müssen nur noch die Kontierung/Klassifizierung und ggf. die Eintragung der Steuersätze nachgearbeitet werden.
- das Setzen von entsprechenden Daten-Filtern bzw. Zuordnungs-Regeln (z.B. der Auswertungen nach Auftraggebern, Zahlenwerten und Zweckangaben der Zahlungen) ermöglicht die schnelle Clusterung in Kontenbereiche, Prüf-Routinen zu Debitoren- und Kreditoren-Zahlungsvorgängen, die schnelle Berechnung erforderlicher Kennzahlen und Bildung von Summen, für die Gewinn und Verlustrechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung
- dass gute Excel-Kenntnisse als Buchhalter oder Unternehmer häufig hilfreich sind
- die Flexibilität und Unabhängigkeit von starren Buchhaltungs-Software-Lösungen oder oft individuellen Steuerberater-Lösungen. Die erstellten Listen sind sehr flexibel und problemlos erweiterbar. Auf die Daten kann direkt zugegriffen werden und die Daten können damit in anderen Dokumenten verwendet oder tiefergehend ausgewertet werden z.B. für die Erstellung von Übersichten oder Auswertungen in Pivot-Tabellen. Ergebnisse und Entwicklungen können einfach und individuell in Diagrammen visualisiert werden.
- die Erweiterung der Tabellen für Prognose- und Hochrechnungen, die nach erfolgter Zahlung später durch die tatsächlichen Kosten ersetzt werden können
Ausgabemöglichkeiten durch die Excel-Buchhaltung: Die Abbildung zeigt den zeitlichen Verlauf des Kontostands. Schwarz dargestellt sind die Giro-Konto-Salden Ist-Werte, grün dargestellt sind die Plan-Werte (Hochrechnungen, Prognosen oder Erwartungen). Hinweis: Die Diagramm-Achsenbeschriftungen wurden an diesem Diagramm gelöscht.
Weitere Vorteile
- Zu Stichtagen oder nach einem Jahresabschluss besteht die Möglichkeit die Kontobewegungen für die Erstellung eines professionellen Abschlusses zu übergeben. Diese Übergabe bietet eine sehr gute Vorarbeit und Grundlage für den Abschluss durch einen Steuerberater.
- Zudem besteht die Möglichkeit diese zentrale Excel-Arbeitsliste in eine Buchhaltungs-Datenbank zu importieren (zur detaillierteren Auswertung und Langzeit-Archivierung) wie auch weitere erforderliche Beleglisten, Projektübersichten zu erzeugen.
- automatisierte Vergabe von Belegnummern, ggf. Verlinkung zu digital abgelegten Belegen, Rechnungen und Dokumenten
Je nach Umfang der anfallenden Buchungen
a) kann die Buchhaltung komplett in Excel durchgeführt werden z.B. für Vereine (siehe nachfolgendes Excel-Template)
b) Excel-Arbeitsdatei: Erstellung und Einhaltung eines Kontorahmens+Import und Archivierung in einer Datenbank
Beim Nachfolgenden Download handelt sich um ein einfaches transparentes makrofreies und übersichtliches Tabellenblatt für ein Giro-Konto, zugeschnitten für das Einfügen der Kontobewegungen aus dem digitalen Kontoauszug/Export der Bank. Eine Anleitung ist auf der Seite einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung erhältlich, zudem sind in der Liste selbst Hinweise zur Nutzung aufgelistet.
Download des Excel-Template-Tools zur Excel-Buchhaltung: Excel-Buchhaltung.xlsx
Die Nutzung erfolgt ohne Gewähr. Ihr Feedback nehmen wir jedoch gerne für die Weiterentwicklung auf.
Falls auch eine Barkasse geführt wird, kann ein weiteres Tabellenblatt ergänzt oder ein Kassenbuch geführt werden. Die Auswahlfelder für den Kontenrahmen enthalten die wichtigsten Kontenarten für den ideellen Bereich eines Vereins und können je nach Bedarf erweitert werden.
Voraussetzungen für den Einsatz der Excel-Buchhaltung
Die Abstimmung mit den Beteiligten: Falls ein Steuerberater den Jahresabschluss durchführt, sollte das Vorgehen mit ihm abgestimmt werden. Im Idealfall sollte er den Kontenrahmen (die Bereiche für die Zuordnung) und deren Inhalte definieren.
Die Anforderungen und Vorgaben an die Buchhaltung: erforderliche Ergebnisse und Auswertungen müssen aus den Daten erzeugt werden können. Die Kontobewegungen müssen den verschiedenen Bereichen zugeordnet oder kontiert werden. Diese Klassifizierung der Daten ist erforderlich z.B. für die Gewinn und Verlustrechnung und ggf. die Umsatzsteuerangaben für das Finanzamt. Für einen Verein werden auch Mitgliedbeitrags- und Spenderübersichten für die Erstellung von Zuwendungsbestätigungen benötigt.
Die Grenzen durch die Geschäftsergebnisse oder die Vorgaben des zuständigen Finanzamts: Wenn im Gewerbebetrieb der Gewinn 50.000 Euro pro Jahr übersteigt (oder der Umsatz 500.000 Euro) bzw. das Finanzamt die Umstellung der Buchhaltung fordert oder der Verein Rechenschaft schuldig ist. Wenn der Verein Grundstücke, Gebäude oder Wertpapiere besitzt.
Die Anzahl der Buchungen pro Jahr oder pro Rechnungsabschluss sollte überschaubar bleiben (< 2.000 Buchungen/Jahr). Nur ein Einzelner sollte an den Daten, gewissenhaft und nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung arbeiten.
Die Absicherungen gegen versehentliches verändern oder löschen von Zahlen durch Blatt-Schutz oder gegen Datenverlust durch Backups und Datensicherungen, die Bildung von Kontrollsummen, sowie die Prüfung der Ergebnisse sind notwendig.
Zum Hintergrund und zur Motivation des ehrenamtlichen Engagements
Als leidenschaftlicher Ingenieur arbeite ich gerne mit Zahlen, an Auswertungen und an der Visualisierung von Ergebnissen. Die Würze an dieser sonst eher monotonen Arbeit sind aussagekräftige Ergebnisse und Verbesserungen, soweit es die Programm-Flexibilität zulässt.
Seit inzwischen 20 Jahren arbeite ich ehrenamtlich im Bereich der Buchhaltung. Gerade bei kleinen Vereinen beobachte ich oft den Einsatz einer überdimensionierten sperrigen Buchhaltungssoftware, dazu schwerfällige Standard-Software-Dienstleistungen, die schnell in Frust am Gespräch und an der Arbeit mit der Software umschlagen, die Freude und Motivation an der Arbeit dämpfen können (Verbesserungen, Automatisierungen, Optimierungen machen für mich die sonst eher monotone Arbeit erträglich).
Je länger ich an der Dateneingabe in Datenbanken arbeite, desto mehr schätze ich Excel. Insbesondere seit der Einführung des Online-Bankings und die damit eingeführte Abrufbarkeit der Konto-Umsätze, die Bereitstellung der Umsätze in digitaler Form (csv-Dateien). Diese Daten können einfach in die Buchhaltung importiert und mit nötigen Angaben ergänzt werden. In der Kombination mit Daten-Filtern bzw. Zuordnungs-Regeln (z.B. der Auswertungen nach Auftraggebern und Zweck der Zahlungen) bietet dieses Vorgehen eine enorme Zeitersparnis gegenüber allen anderen mir bekannten Möglichkeiten. Auch für private Konten eine gute Dokumentation der Kontobewegungen in der mit Hilfe von Suchfunktionen/Filtern schnell bestimmte Kontovorgänge geclustert, gesucht und gefunden werden können.
Best practise
Selbst wenn eine bereits eingesetzte Software-Lösung für die Buchhaltung weiter verwendet wird, pflege ich parallel dazu eine Excel-Liste in der ich die Kontoauszüge importiere. Dadurch sind Kontobewegungen und die dazugehörigen Zahlungsempfänger bzw. Auftragsgeber, Name, Konto-Nummern, Zweck und Beträge sekundenschnell griffbereit und können weiter verwendet werden. Durch die Flexibilität dieser Listen können auch Hochrechnungen, die weitere zukünftige Kostenentwicklung ergänzt, die Entwicklungen und Ausblicke in Diagrammen visualisiert werden (Budgetplanung und Kosten-Controlling).
Software-Lösungen und Buchhaltungsprogramme haben natürlich bei größerem Buchungsumfang, Dateneingabe durch mehrere Mitarbeiter und komplexer werdenden Abläufen ihre Berechtigung. Sie bieten insbesondere ergänzende Lösungen für die Bereiche Produkte-Verwaltung/Lagerbestände/Logistik, sowie eine durchgängige Verknüpfung von Angebotserstellung bis zur Kontrolle des Zahlungseingangs der gestellten Rechnungen (Kreditorenbuchhaltung) und damit hohes Potential Prozesse und Abläufe zu optimieren.
Einige Punkte die bei der Wahl für eine Software-Lösung oft unterschätzt werden sind der Aufwand für die Einarbeitung in die Software und die korrekte Bedienung, der hohe Zeitaufwand für die Eingabe und Pflege der Datenbanken. Selbst die beste Datenbank ist eben nur so gut wie die Eingabe und Pflege der Daten und wie das Potential der Software auch abgerufen werden kann. Zudem bedeutet die Wahl für ein Programm oft eine langfristige Abhängigkeit, durch die Investition und da die erzeugten Daten/Dateiformate wie auch die Ablage-Struktur programmspezifisch sind. Der Datenaustausch durch Export- und Import-Funktionen ist i.d.R. möglich aber auch hier ist ein gewisser Zeitaufwand/Kontrollaufwand erforderlich. Auch der Aufwand für die Durchführungen von Updates, evtl. erforderliche Beratungen, Problemlösungen und ggf. erforderliche oder sinnvolle Anpassungen sollten bedacht werden.
Weiter Information erhalten Sie auf der Seite einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung
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