Die Seite einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung zeigt Wege und Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware-unabhängigen Vereinsbuchhaltung. Die durch das Online-Banking bereitgestellten Giro-Kontobewegungen sind in einer Liste dokumentiert und kontiert. Abschließend beschreibt diese Seite Möglichkeiten, wie mit Hilfe dieser Vorarbeit eine Prüfung und ein Prüfbericht durch einen Steuerberater oder ein Jahresabschluss durchgeführt werden kann.
Die Excel-Liste dient dabei als flexibles Bindeglied zur Datenaufbereitung und zur Dokumentation. Die Liste ermöglicht das Einlesen oder Kopieren der im Online-Banking bereitgestellten Kontobewegungen. In der Liste werden die erforderlichen Angaben und Kontierungen ergänzt. Bei Bedarf sollten zudem die Bedingungen für den Daten-Austausch oder das Einlesen in eine vom Steuerberater verwendete Software beachtet werden.
1. Schritt
Die Nutzung der im Online-Banking bereitgestellten Kontoauszüge für die Dokumentation der Kontobewegungen in einer Excel-Tabelle.
Die Abholung/der Export der Kontoumsätze per Online-Banking und vorbereiten der Daten im Bank-Anzeigefenster. Sortieren der Kontoumsätze nach Buchungstag und vom Datum aufsteigend. Beim Export den Zeitraum/Datumsbereich entsprechend auswählen, damit beim Übertragen in die Excel-Tabelle keine Lücken oder Doppelbuchungen entstehen.
2. Schritt
Die Kontrolle bzw. Abgleich der berechneten Endsalden mit den Salden des Bankkontos. Der berechnete Kontosaldo sollte zum jeweiligen Datum mit dem der Bank übereinstimmen und kann zusätzlich manuell auch als Zahlenwert eingetragen werden. Die dokumentierten Salden-Werte helfen bei der Kontrolle, ggf. bei einer erforderlichen Fehlersuche.
3. Schritt
Die Ablage und Zuordnung aller schriftlichen Original-Belege und Rechnungen z.B. Anhand des Buchungsdatums oder einer Belegnummer.
4. Schritt
Kontierung und Zuordnung der Kontobewegungen
Der Kontenrahmen sollte ggf. vom Steuerberater der den Abschluss erstellt vorgegeben werden. Die Kontierung kann zeilenweise manuell erledigt werden (z.B. drop-down „Auswahlfelder Kontenrahmen“) oder auch automatisiert werden (z.B. kopieren der Buchungsangaben, suchen und ersetzen, durch filtern oder programmieren eines suchen und ersetzen Makros). Sehr hilfreich ist dabei die Verwendung aussagekräftiger auswertbarer Zweckangaben in den Überweisungen.
5. Schritt
Die einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung: Ein hoher Freiheitsgrad, die schnelle flexible Erstellung individueller Diagramme, Auswertungen und Ausgabemöglichkeiten sind Stärken der Excel-Buchhaltung. Die Abbildung zeigt den zeitlichen Verlauf des Kontostands. Schwarz dargestellt sind die Giro-Konto-Salden Ist-Werte, grün dargestellt sind die Plan-Werte (Hochrechnungen, Prognosen oder Erwartungen).
Zu Stichtagen oder nach Jahresabschluss, besteht nun die Möglichkeit
a) den Jahresabschluss in Excel zu erstellen und der Prüfung durch den Steuerberater
b) den Import der Daten in eine Datenbank zur Auswertung und Archivierung
c) der Übergabe der Liste gemäß den Absprachen und Anforderungen an den Steuerberater
Weitere Information zum Thema einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung, zu den Buchhaltungsmöglichkeiten für Vereine und die Vorstellung eines einfachen und Zeit-effektiven Excel-Buchhaltungskonzepts erhalten Sie auf der Seite Buchhaltung oder im persönlichen Gespräch Link zur Kontakt-Seite