Die Seite einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung zeigt Wege und Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware-unabhängigen Vereinsbuchhaltung. Die durch das Online-Banking bereitgestellten Giro-Kontobewegungen sind in einer Liste dokumentiert und kontiert. Abschließend beschreibt diese Seite Möglichkeiten, wie mit Hilfe dieser Vorarbeit eine Prüfung und ein Prüfbericht durch einen Steuerberater oder ein Jahresabschluss durchgeführt werden kann.
Die Excel-Liste dient dabei als flexibles Bindeglied zur Datenaufbereitung und zur Dokumentation. Die Liste ermöglicht das Einlesen oder Kopieren der im Online-Banking bereitgestellten Kontobewegungen. In der Liste werden die erforderlichen Angaben und Kontierungen ergänzt. Bei Bedarf sollten zudem die Bedingungen für den Daten-Austausch oder das Einlesen in eine vom Steuerberater verwendete Software beachtet werden.
1. Schritt
Die Nutzung der im Online-Banking bereitgestellten Kontoauszüge für die Dokumentation der Kontobewegungen in einer Excel-Tabelle.
Die Abholung/der Export der Kontoumsätze per Online-Banking und vorbereiten der Daten im Bank-Anzeigefenster. Sortieren der Kontoumsätze nach Buchungstag und vom Datum aufsteigend. Beim Export den Zeitraum/Datumsbereich entsprechend auswählen, damit beim Übertragen in die Excel-Tabelle keine Lücken oder Doppelbuchungen entstehen.
2. Schritt
Die Kontrolle bzw. Abgleich der berechneten Endsalden mit den Salden des Bankkontos. Der berechnete Kontosaldo sollte zum jeweiligen Datum mit dem der Bank übereinstimmen und kann zusätzlich manuell auch als Zahlenwert eingetragen werden. Die dokumentierten Salden-Werte helfen bei der Kontrolle, ggf. bei einer erforderlichen Fehlersuche.
3. Schritt
Die Ablage und Zuordnung aller schriftlichen Original-Belege und Rechnungen z.B. Anhand des Buchungsdatums oder einer Belegnummer.
4. Schritt
Kontierung und Zuordnung der Kontobewegungen
Der Kontenrahmen sollte ggf. vom Steuerberater der den Abschluss erstellt vorgegeben werden. Die Kontierung kann zeilenweise manuell erledigt werden (z.B. drop-down „Auswahlfelder Kontenrahmen“) oder auch automatisiert werden (z.B. kopieren der Buchungsangaben, suchen und ersetzen, durch filtern oder programmieren eines suchen und ersetzen Makros). Sehr hilfreich ist dabei die Verwendung aussagekräftiger auswertbarer Zweckangaben in den Überweisungen.
5. Schritt
Die einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung: Ein hoher Freiheitsgrad, die schnelle flexible Erstellung individueller Diagramme, Auswertungen und Ausgabemöglichkeiten sind Stärken der Excel-Buchhaltung. Die Abbildung zeigt den zeitlichen Verlauf des Kontostands. Schwarz dargestellt sind die Giro-Konto-Salden Ist-Werte, grün dargestellt sind die Plan-Werte (Hochrechnungen, Prognosen oder Erwartungen).
Zu Stichtagen oder nach Jahresabschluss, besteht nun die Möglichkeit
a) den Jahresabschluss in Excel zu erstellen und der Prüfung durch den Steuerberater
b) den Import der Daten in eine Datenbank zur Auswertung und Archivierung
c) der Übergabe der Liste gemäß den Absprachen und Anforderungen an den Steuerberater
Finanzübersicht für den Vereinsvorstand und die Mitglieder aus der Excel-Buchhaltungsliste erstellen
Die folgenden Schritte werden gezeigt
1. Vorbereitung der Buchhaltungsliste, prüfen der Inhalte
2. Alle Zeilen auswählen, Daten, Filter über Alles
3. Filtern in Spalte der Kategorien/Spalte O und Summen der einzelnen Konten übertragen
4. Kontrollsummen prüfen
5. Visualisierungsmöglichkeiten
Das nachfolgende Video zeigt die einzelnen Schritte, um von der oben gezeigten Buchhaltungsliste zum Finanzüberblick und schließlich zur Visualisierung der Finanzergebnisse zu gelangen. Ziel ist es, einen Finanzüberblick für den Vorstand und die Mitglieder zu erstellen.
Erstellung von Zuwendungsbestätigungen auf Basis der Excel-Buchhaltungsliste u.des Word-Serienbriefs
Zu den wichtigen Aufgaben der Buchhaltung eines gemeinnützigen Vereins gehört die korrekte Erstellung von Zuwendungsbestätigungen, die auch als Spendenbescheinigungen bezeichnet werden. In diesem Video wird Schritt für Schritt gezeigt, wie Sie mithilfe einer Excel-Buchhaltungsliste und eines Word-Serienbriefs ganz einfach individuelle Zuwendungsbestätigungen für Ihre Spenderinnen und Spender oder geleistete Mitgliedsbeiträge erstellen.
Gerade für kleine Vereine, die keine professionelle Buchhaltungssoftware nutzen, ist diese Methode kostengünstig, transparent und nachvollziehbar.
💡 Inhalte des Videos
1. Voraussetzungen für das Erstellen von Zuwendungsbestätigungen (§ steuerliche Rahmenbedingungen)
2. Aufbau einer Grundtabelle in Excel mit allen relevanten Spendenbuchungen
Tipps zum Umgang mit fehlenden Postadressen und Hinweisen im Fundraising.
Es wird zwischen Spenden bis 300 € (vereinfachter Spendennachweis) und höheren Beträgen unterschieden.
3. Vorbereitung der Serienbrief-Vorlage in MS Word für die automatische Erstellung der Bestätigungen.
4. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit – Sorgfaltspflicht und 4-Augen-Prinzip.
Die im Video verwendeten Dokumente können Sie nachfolgend herunterladen. Die Excel-Grundtabelle „Spenden” verwendet ein Makro, um aus dem Betrag in Ziffern den Betrag in Worten zu erstellen.
Im_Video_verwendetet_Dokumente
Weitere Information zum Thema einfache zeiteffektive Vereinsbuchhaltung, zu den Buchhaltungsmöglichkeiten für Vereine und die Vorstellung eines einfachen und Zeit-effektiven Excel-Buchhaltungskonzepts erhalten Sie auf der Seite Buchhaltung oder im persönlichen Gespräch Link zur Kontakt-Seite